Vor Kurzem wurde ich gefragt, ob ein Newsletter für ein Projekt sinnvoll ist – und wenn ja, welchen konkreten Nutzen er bringt. Ich möchte diese Frage aus meiner eigenen langjährigen Projekterfahrung ganz praktisch beantworten.
Bei einem Projektnewsletter denkt man zunächst an Marketing, Sichtbarkeit und Außendarstellung. Das ist selbstverständlich eine wichtige Funktion. Gerade bei großen und komplexen Vorhaben kann ein Newsletter aus meiner Sicht aber wesentlich mehr leisten.
Große Vorhaben bestehen meistens aus mehreren Teilprojekten und Arbeitsgruppen. In der Realität haben wir es damit häufig eher mit einem Programm zu tun, das aus mehreren Projekten besteht. Jede Gruppe konzentriert sich auf ihre eigenen Aufgaben und Termine. Und genau darin liegt eine der Schwierigkeiten: Je intensiver die einzelnen Teams mit ihren eigenen Themen beschäftigt sind, desto leichter kann der Blick auf das Gesamtvorhaben verloren gehen.
Natürlich braucht es regelmäßige Jour fixes und Abstimmungen zwischen den Gruppen- bzw. Projektleitern. Ein Newsletter kann und soll diese direkte Kommunikation nicht ersetzen. Er erfüllt eine andere Aufgabe: Ein gut gemachter, beispielsweise monatlicher Projektnewsletter fasst die wesentlichen Fortschritte, Herausforderungen, Entscheidungen und nächsten Schritte zusammen. Die Verantwortlichen der einzelnen Teilprojekte sehen dadurch regelmäßig, was außerhalb ihres eigenen Bereiches passiert und was davon möglicherweise Auswirkungen auf ihre eigene Arbeit hat.
Gleichzeitig unterstützt ein Newsletter etwas, das bei großen und über Jahre laufenden Vorhaben besonders wichtig ist: ein gemeinsames Projektgefühl. Wir arbeiten zwar in unterschiedlichen Teilprojekten und an unterschiedlichen Aufgaben, gehören aber alle zu einem gemeinsamen Vorhaben. Jeder Einzelne trägt seinen Teil zum Gesamterfolg bei. Deshalb halte ich auch die Vorstellung von Mitarbeitern oder einzelnen Teams in einem Projektnewsletter keineswegs für nebensächlich. Man erfährt, wer hinter einem anderen Teilprojekt steht, woran die Kollegen arbeiten und welchen Beitrag sie zum Gesamtprojekt leisten. Ein großes und manchmal abstraktes Projekt bekommt dadurch Gesichter.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist für mich die Kommunikation mit den Stakeholdern. Im intensiven Projektalltag passiert es schnell, dass Stakeholder vor allem dann kontaktiert werden, wenn eine Entscheidung, eine Freigabe, Ressourcen oder Unterstützung benötigt werden. Wenn irgendwann der Eindruck entsteht: „Aha, das Projekt meldet sich wieder. Da brauchen sie wieder etwas.“, ist das kein gutes Zeichen. Ein regelmäßiger Newsletter hilft, genau das zu vermeiden. Stakeholder bleiben über Fortschritte, Herausforderungen und nächste Schritte informiert und sehen gleichzeitig, was mit ihrer Unterstützung erreicht wurde. Der Newsletter bietet außerdem die Möglichkeit, frühzeitig auf kommende Themen hinzuweisen, Stakeholder einzubeziehen und Feedback einzuholen. Auch hier gilt: Ein Newsletter ersetzt keine persönliche Stakeholder-Kommunikation. Er ergänzt sie.
Kommunikation ist Teil der Projektarbeit
Für mich ist ein guter Projektnewsletter deshalb weit mehr als ein Marketinginstrument. Er unterstützt die Kommunikation zwischen den Teilprojekten, schafft Transparenz über Fortschritte und Herausforderungen, unterstützt ein kontinuierliches Stakeholder-Management, dokumentiert wesentliche Entwicklungen und stärkt gleichzeitig das gemeinsame Projektgefühl.
Ein Newsletter allein macht selbstverständlich noch kein erfolgreiches Projekt. Aber gute und kontinuierliche Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreichen Projektmanagements. Und manchmal ist ein regelmäßig erscheinender Newsletter ein erstaunlich einfaches Instrument, um genau diese Kommunikation zu unterstützen.