Ein Projekthandbuch (PHB) zu erstellen, ist heute keine außergewöhnlich schwierige Aufgabe mehr. Es gibt – wie in allen Fachdisziplinen – viele Gemeinsamkeiten:
E-Mails als Kommunikationsmittel, Plattformen wie Teams, Webex oder SharePoint für die Zusammenarbeit, und regelmäßige Steuerungsgremien wie den Projektlenkungsausschuss (Steering Committee), die für Transparenz und Entscheidungsfindung sorgen. Trotzdem gibt es viele Punkte, die für jedes Projekt individuell festgelegt werden müssen – etwa die Projektziele und Nicht-Ziele, die Projektstruktur oder die Aufgabenteilung.
Ein professionelles PHB umfasst außerdem:
- Organisation und Umfeld
- Controlling und Risikoanalyse
- Stakeholder-Management
- RACI-Matrix und klare Verantwortlichkeiten
Jedes dieser Elemente ist wichtig – und wenn sie fehlen, gerät die Projektleitung schnell in Kritik.
Das PHB ist kein starres Dokument
Ein Projekthandbuch ist kein starres Regelwerk, sondern ein lebendiges Dokument. Mit der Zeit und dem gesellschaftlichen Wandel verändern sich Arbeitsweisen, Kommunikationskultur und Werte. Diese Entwicklung sollte sich auch im PHB widerspiegeln.
Zwei Punkte möchte ich dabei besonders hervorheben:
- Arbeits- und Verhaltenskodex
- Kommunikation
Beides sind keine Nebenthemen, sondern zentrale Erfolgsfaktoren.
Sie sollten im Projekthandbuch bewusst formuliert und festgelegt werden – nicht als allgemeine Floskeln, sondern als konkrete Vereinbarungen, die das tägliche Miteinander prägen.
Kommunikation – mehr als nur Sprechen
Kommunikation bedeutet weit mehr als das bloße Austauschen von Informationen.
Sie umfasst das aktive Zuhören, die Wahrnehmung von Körpersprache, Tonfall, Gestik, Haltung und den respektvollen Umgang – besonders dann, wenn Meinungen auseinandergehen. Ein klar definierter Kommunikationsrahmen im Projekthandbuch hilft, Missverständnisse zu vermeiden, Vertrauen aufzubauen und schwierige Situationen konstruktiv zu lösen.
Arbeits- und Verhaltenskodex
Ein Verhaltenskodex beschreibt, wie ein Team miteinander umgeht – in guten wie in herausfordernden Phasen. Diese Werte verdienen dieselbe Aufmerksamkeit wie Ziele, Risiken oder Verantwortlichkeiten, denn sie bilden das Fundament einer gesunden Projektkultur. Beim Verfassen eines Kodex sollten insbesondere folgende Werte klar beschrieben und verankert werden:
- Zuverlässigkeit – denn Vertrauen entsteht durch Beständigkeit.
- Menschlichkeit und gesunder Hausverstand – Entscheidungen sollen fair, empathisch und nachvollziehbar sein.
- Mitverantwortung – jedes Teammitglied trägt aktiv zum Projekterfolg bei.
- Regelmäßige Treffen und offene Kommunikation – reden, zuhören, verstehen.
- Keine Vorurteile, sondern Verständnis füreinander – Vielfalt ist eine Stärke, keine Hürde.
Diese Werte sollten im Projekthandbuch konkret beschrieben werden, nicht nur als Absichtserklärung. Ein klar formulierter Kodex und eine bewusste Kommunikationskultur schaffen die Basis für ein Arbeitsumfeld, in dem Menschen sich verstanden fühlen und Projekte erfolgreich wachsen können. Wenn diese Werte gelebt werden, läuft jedes Projekt deutlich ruhiger, konstruktiver und erfolgreicher – oder, wie ich gerne sage: smooth.
Individualität oder Zusammenarbeit?
In Projekten kann Individualität wichtig sein – zum Beispiel bei Forschungs- oder Innovationsprojekten, in denen kreative Freiheit und Eigeninitiative entscheidend sind. In anderen Projekten, etwa bei Infrastruktur- oder IT-Integrationsprojekten, steht dagegen die enge Zusammenarbeit, klare Kommunikation und Abstimmung im Vordergrund. Beides ist richtig – wichtig ist, das passende Gleichgewicht zu finden und es im Projekthandbuch sichtbar zu machen.
Fazit
Ein Projekthandbuch ist kein bürokratisches Muss, sondern ein Instrument der Verständigung. Wer Verhaltenskodex und Kommunikation darin bewusst gestaltet, sorgt nicht nur für Struktur, sondern auch für Vertrauen, Motivation und Stabilität – und damit für den vielleicht wichtigsten Erfolgsfaktor jedes Projekts: ein Team, das wirklich miteinander arbeitet.